Вторая волна коронавируса. Что стоит учесть при переходе на удаленный формат работы

Как не хотелось бы с этим сталкиваться, но вторая волна уже пришла. В разных странах по-разному обстоит ситуация: кто-то вводит комендантские часы, кто-то строит прогнозы и продумывает план действий, кто-то еще надеется на лучшее. В этом случае для бизнеса, при любом варианте развития событий, важно иметь план действий. Даже если страна не вводит карантин, то компания может реагировать по-другому и вводить удаленный формат работы для своих сотрудников. А заранее проработанный план поможет решать вопрос оперативно, уверенно, без лишних эмоций и переживаний, и без потери эффективности. Как плавно перейти на «удаленку» нам рассказала эксперт ТрансИнфо в сфере грузоперевозок Ольга Знак.

Компании уже прошли первую волну пандемии, и большинство попробовали новый формат работы – удаленный. Это были оперативные и вынужденные действия, и кто-то столкнулся с первичными проблемами при переходе, просто потому что это был первый опыт работы в новом формате. Сейчас, компании чувствуют себя более уверенно. И все-таки, стоит вспомнить об основных шагах перехода на удаленный формат работы

1. Создать рабочую группу. Сразу важно отметить, что к обсуждению сценариев развития событий в компании лучше всего подходить коллегиально, т.е привлекать к обсуждению ТОП-менеджеров. Правильнее создать рабочую/проектную группу, в которую войдут ключевые руководители, а также предусмотреть формат работы: определить регулярность встреч, формат обсуждения вопросов, наличие определенной аналитической информации. Такой подход позволит четко выстроить работу группы, понимание ожиданий от каждого участника. Регулярность встреч всегда настраивает на продуктивную работу и ответственный подход. К слову, для работников компании осознание наличия такой группы будет снимать лишнюю тревожность и повышать чувство безопасности. Нет ничего хуже, чем игнорировать проблему и не управлять ситуацией, это всегда негативно отражается на состоянии персонала.
2. Определиться с коммуникацией. Как показывает практика, да и анализ работы при первой волне, коммуникация играет ключевую роль во взаимодействии менеджмента и персонала. А это значит, что нужно обязательно продумать условия коммуникации с сотрудниками: в каком формате, в каких ситуациях, регулярность. Как показал опыт, из-за отсутствия регулярной коммуникации, у персонала увеличивался уровень тревожности и стресса. Даже если менеджмент будет отслеживать ситуацию, без регулярного оповещения персонала о принятых решениях, сотрудники будут в растерянности и усилия менеджмента могут не оправдаться.
3. Решить документационные вопросы. Для начала необходимо определить сотрудников, у которых изменится формат работы, при этом учесть группы риска: сотрудники старше определенного возраста, беременные, сотрудники с хроническими заболеваниями. Также продумать поэтапность перехода подразделений на другой формат работы, с учетом завершенности важных проектов, возможности технически работать удаленно, особенностей работы с клиентами и т.п. Для некоторых сотрудников, возможно, стоит предусмотреть смешанный график, чтобы в случае необходимости они официально могли приехать в офис, например сотрудников кадровой службы, бухгалтерии, отдельных категорий ИТ-специалистов и т.п. Определиться с частотой командировок. Для тех сотрудников, которые останутся работать на территории офиса, нужно учесть возможные изменения в графике работы, функциональных обязанностях, соблюдении санитарных мер и закрепить это официально.
   Далее, для того чтобы в нужный момент вопрос перехода решить оперативно, стоит заранее подготовить шаблоны: шаблон приказа по компании, форму заявления, продумать алгоритм подписания документов сотрудниками. Эксперты также советуют рассмотреть вариант оформления приказа по отделам. Некоторые компании предусматривают разработку Положения, которое позволяет компании использовать разные форматы работы и регулировать действия.
4. Обязательно узаконить электронный документооборот. Необходимо продумать или учесть опыт прошлой удаленной работы по обмену документами внутри компании и закрепить это официально. Продумайте также, каким образом вы будите обмениваться документами в офисе и принимать их от курьеров. Определите специальные места для бесконтактного обмена документами и использования санитарных мер.
5. Решить технические вопросы перехода. Параллельно с этими вопросами необходимо запустить подготовку к техническому переходу персонала на необходимые ИТ-платформы и системы. Инфраструктура должна быть работоспособной, а все технические проблемы должны быть решены. Работоспособность системы будет влиять на эффективность работников компании и, конечно же, на оперативность решения бизнес-вопросов. Обязательно еще раз проработать все трудности, которые возникли при удаленном формате работы в первую волну и решить их. Протестировать систему удаленной технической поддержки, проанализировать риски. Протестировать доступ к необходимым базам данных. Подготовить при необходимости памятки для сотрудников по работе с ИТ-системами и сервисами, чтобы на удаленке, работники сами могли решить простые вопросы и избежать тем самым коллапса технической поддержки.
6. Организовать внутреннюю коммуникацию между сотрудниками. Решить вопрос с внутренней коммуникацией между сотрудниками при помощи проведения совместных совещаний, образования пространств для обсуждений, чатов по интересам, удаленных корпоративных мероприятий.
7. Адаптировать HR-процессы. Для HR-подразделения необходимо решить пул своих вопросов по организации и адаптации всех своих процессов в удаленном формате без потери качества и эффективности, это вопросы подбора, адаптации, обучения и т.п. HR-сотрудники, в принципе, уже столкнулись со всеми нюансами удаленной работы и ее организации в первую волну. Поэтому в данном случае, важно еще раз проанализировать трудности, с которыми пришлось столкнуться и принять соответствующие меры, продумать план дальнейших действий. Кроме этого, по итогам первой волны и удаленной работы, стало понятно, что сотрудникам необходима помощь в проработке стресса, самоорганизации, организации активной коммуникации и это уже нельзя игнорировать, необходимо продумать мероприятия как индивидуальные, так и командные.
8. Решить вопросы управления персоналом. HR-специалистам совместно с руководителями отделов проработать вопрос самоорганизации сотрудников на удаленном формате работы, учитывая тех сотрудников, у которых были проблемы, формы и методы управления такими специалистами. Продумайте, какие инструменты могут помочь в решении этих вопросах, в том числе ИТ-инструменты, приложения. С руководителями проработать вопросы управления подразделениями, управления исполнением, мотивации персонала, оценки эффективности и т.п.
9. Решить вопрос управления эффективностью. Как показала практика при первой волне, настойчивый контроль сотрудников, особенно при помощи специальных программ, не принесло для многих ощутимого эффекта, а скорее повысило напряженность персонала. Лучше всего определиться с системой планирования задач и предоставления результатов: определить форму отчетности, время предоставления и регулярность. Общее информирование сотрудников о результатах работы по подразделениям и регулярный разбор проблемных ситуаций с привлечением ответственных лиц. Это концентрирует сотрудников на результате.
10. Социальное дистанцирование. Важно продумать расположение рабочих мест сотрудников, которые останутся работать в офисе, чтобы обеспечить социальное дистанцирование. Лучше предусмотреть и график посещения комнаты питания в офисе, чтобы не было скопления людей. Предусмотреть санитайзеры.
11. Контроль состояния здоровья сотрудников. Важно подумать над тем, каким образом вы будите отслеживать состояние здоровья сотрудников в офисе. Для этого, лучше закупить бесконтактные термометры, определить время измерения температуры и действия в случае обнаружения заболевшего. Если есть возможность тестировать сотрудников, то лучше эту возможность использовать, также определить график.
12. Подготовить средства индивидуальной защиты. Просчитать необходимое количество индивидуальных масок, перчаток для сотрудников, которые будут работать в офисе и с клиентами, а также дезинфицирующих средств. Предусмотреть изменения в санитарной уборке офиса и график проветривания.

Если у компании уже был опыт удаленной работы, то важно учесть уже имеющиеся результаты, провести опрос сотрудников по трудностям, с которыми они столкнулись и учесть это при второй волне. Это поможет менеджменту принять правильные решения, а сотрудники будут видеть заинтересованность руководства в организации эффективной работы. И, конечно же, о любых шагах по переходу на другой формат работы необходимо сообщать сотрудникам.